Datenschutzerklärung für Website und Coaching
Stand: 9. November 2026
1 Verantwortliche und Geltungsbereich
Verantwortlich für die nachfolgend beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten ist:
Carina Bruhn
Shine Light am Rhein
Emmy-Noether-Str. 11
40789 Monheim am Rhein
Deutschland
Telefon: +49 151 17328861
E-Mail: shine.light.am.rhein@gmail.com
Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch meiner Website www.shinelightamrhein.de, bei Kontaktanfragen und im Rahmen meines Coachings. Sie gilt auch für die zu dieser Website gehörende Squarespace-Adresse. Die ergänzenden Hinweise zu meinen geschäftlichen Facebook- und Instagram-Auftritten finden Sie in Teil B.
Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen, beispielsweise Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse oder Angaben zu einem Coachinganliegen.
2 Zwecke und Rechtsgrundlagen
Ich verarbeite Daten, um meine Website bereitzustellen und zu sichern, Anfragen zu beantworten, Termine zu vereinbaren, Coachingverträge anzubahnen und durchzuführen sowie gesetzliche Pflichten zu erfüllen.
Für Anfragen zu einem möglichen Coaching und die Durchführung eines Vertrags ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO maßgeblich. Rechtliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Soweit ich eine Einwilligung einhole, erfolgt die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Für unbedingt notwendige technische Verarbeitungen und allgemeine Anfragen kann Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO einschlägig sein. Die jeweiligen berechtigten Interessen werden bei der betreffenden Verarbeitung erläutert.
Für besondere Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere Gesundheitsdaten, muss zusätzlich eine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO vorliegen. Für freiwillige gesundheitliche Angaben im Coaching ist eine gesonderte ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO vorgesehen; Einzelheiten enthält Abschnitt 9. Die bloße Übermittlung einer Nachricht oder die Kenntnisnahme dieser Datenschutzerklärung ist keine solche ausdrückliche Einwilligung.
Das Speichern von Informationen in Ihrem Endgerät oder der Zugriff darauf richtet sich zusätzlich nach § 25 TDDDG. Für nicht erforderliche Zugriffe wird eine Einwilligung benötigt. Für unbedingt erforderliche Vorgänge kann die Ausnahme des § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG gelten.
Sie können die Website grundsätzlich ohne Angabe Ihres Namens besuchen. Technische Verbindungsdaten fallen dabei dennoch an. Für eine Antwort auf eine Anfrage benötige ich eine Kontaktmöglichkeit. Für einen Vertrag sind die zur Durchführung und Abrechnung notwendigen Angaben erforderlich. Weitergehende Angaben sind freiwillig, soweit sie nicht ausdrücklich als erforderlich erläutert werden.
3 Ihre Datenschutzrechte
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte: Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Das Recht auf Datenübertragbarkeit betrifft Daten, die Sie bereitgestellt haben und die aufgrund einer Einwilligung oder eines Vertrags automatisiert verarbeitet werden; es gilt daher nicht pauschal für rein handschriftliche Notizen.
Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt davon unberührt. Verwenden Sie hierfür die oben genannten Kontaktdaten oder eine bei der jeweiligen Funktion angebotene Widerrufsmöglichkeit. Notwendige gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben bestehen.
Widerspruch: Beruht eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, können Sie ihr aus Gründen Ihrer besonderen Situation jederzeit widersprechen. Ich verarbeite die betroffenen Daten dann nicht weiter, es sei denn, es bestehen nachweisbare zwingende schutzwürdige Gründe, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe besonderer Gründe widersprechen. Die Daten werden dann nicht mehr für diese Werbung verwendet. Dies gilt auch für damit verbundenes Profiling.
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder eines vermuteten Verstoßes. Für mein Unternehmen kommt insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen in Betracht: www.ldi.nrw.de, E-Mail poststelle@ldi.nrw.de. Ihre sonstigen Rechtsbehelfe bleiben unberührt.
Entscheidungen über eine Zusammenarbeit treffe ich persönlich. Für diese Entscheidung findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Die eigenständigen Verarbeitungen der Plattformanbieter werden in deren Hinweisen erläutert.
4 Empfänger und internationale Verarbeitung
Zugriff auf Daten erhalten nur Stellen, die sie für die erläuterten Zwecke benötigen. Dazu gehören die in dieser Erklärung beschriebenen Website-, Kommunikations- und IT-Anbieter. Soweit zur Zahlungsabwicklung, Abrechnung, Rechtsverfolgung oder Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich, können auch Banken, Steuer- oder Rechtsberatungen und zuständige Behörden Daten erhalten. Gesundheitsbezogene Coachingnotizen werden nicht allein deshalb mit Rechnungsunterlagen an solche Stellen weitergegeben.
Soweit ein Anbieter Daten in meinem Auftrag verarbeitet, gelten die Anforderungen des Art. 28 DSGVO. Manche Anbieter verarbeiten bestimmte Daten außerdem für eigene Zwecke und sind dafür selbst verantwortlich. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag umfasst nicht automatisch sämtliche eigenen Verarbeitungen eines Anbieters.
Bei internationalen Anbietern können Daten außerhalb der EU beziehungsweise des EWR verarbeitet werden. Das kann auch bei einem europäischen Vertragspartner oder einem europäischen Serverstandort vorkommen, etwa durch Supportzugriffe. Die konkreten Angaben finden Sie bei den jeweiligen Diensten und in deren verlinkten Informationen.
Für Übermittlungen an entsprechend zertifizierte US-Unternehmen kann der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework nach Art. 45 DSGVO gelten. Außerhalb seines Anwendungsbereichs kommen insbesondere die EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO in Verbindung mit erforderlichen zusätzlichen Maßnahmen in Betracht. Eine solche Absicherung wird nicht pauschal für jeden hier genannten Anbieter behauptet. Eine gewöhnliche Einwilligung in die Kommunikation ersetzt nicht automatisch die Anforderungen an Drittlandübermittlungen. Informationen zu einschlägigen Garantien und Kopien können Sie über meine Kontaktdaten anfordern.
5 Squarespace Hosting und technische Bereitstellung
Meine Website wird mit Squarespace erstellt und gehostet. Anbieter für Kundinnen und Kunden außerhalb der USA ist Squarespace Ireland Limited, Squarespace House, Ship Street Great, Dublin 8, D08 N12C, Irland. Für die Verarbeitung in meinem Auftrag gilt das Squarespace Data Processing Addendum als Bestandteil der Vertragsbedingungen.
Beim Aufruf werden insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, gegebenenfalls verweisende Seite sowie Informationen zu Browser, Betriebssystem und Gerät verarbeitet. Diese Daten sind erforderlich, um die Inhalte auszuliefern, Verbindungen herzustellen und Störungen oder missbräuchliche Zugriffe zu erkennen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse besteht an einer sicheren und funktionsfähigen Website. Nicht erforderliche Nutzungsanalysen werden gesondert in Abschnitt 7 behandelt.
Squarespace nutzt Server und technische Unterauftragnehmer auch in den USA und verteilt statische Inhalte über Content Delivery Networks. Damit kann eine Verarbeitung unter anderem durch Squarespace, Inc. in den USA verbunden sein. Squarespace stützt die von seinem Datenschutzrahmen erfassten Übermittlungen an Squarespace, Inc. auf das EU-US Data Privacy Framework. Für nicht davon erfasste Übermittlungen sieht der Auftragsverarbeitungsvertrag insbesondere Standardvertragsklauseln vor.
Technische Verbindungs- und Sicherheitsdaten werden entsprechend den Betriebs- und Sicherheitszwecken des Hostingdienstes aufbewahrt und anschließend gelöscht oder anonymisiert, soweit keine weitere rechtliche Grundlage besteht. Eine Speicherung personenbezogener Sicherheitsdaten allein für unbestimmte spätere Werbezwecke ist damit nicht gemeint. Die dienstseitigen Aufbewahrungsregeln sind in den nachfolgenden Anbieterinformationen beschrieben.
Datenschutz: https://www.squarespace.com/privacy
Auftragsverarbeitungsvertrag und Transferregelungen: https://www.squarespace.com/dpa
Informationen zu Speicherorten: https://support.squarespace.com/hc/de/articles/115012540827
Die Website nutzt HTTPS beziehungsweise TLS zur Transportverschlüsselung. Das schützt die Übertragung; es stellt keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sämtlicher anschließend gespeicherter Nachrichten dar.
6 Cookies und Verwaltung Ihrer Auswahl
Die Website verwendet Cookies und vergleichbare technische Verfahren. Unbedingt erforderliche Vorgänge dienen insbesondere der sicheren Bereitstellung der Website und dem Speichern Ihrer Cookieauswahl. Soweit hierfür personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO maßgeblich; das berechtigte Interesse besteht an der Bereitstellung und Absicherung der von Ihnen aufgerufenen Website sowie der Beachtung Ihrer Auswahl. Für unbedingt erforderliche Endgerätezugriffe gilt § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.
Für die Auswahl verwende ich die integrierte Cookieverwaltung von Squarespace. Im Banner können Sie nicht erforderliche Cookies akzeptieren, ablehnen oder Ihre Auswahl über „Cookies verwalten“ anpassen. Nicht erforderliche Cookies sind eingeschränkt. Ihre Auswahl wird gespeichert, damit sie bei weiteren Aufrufen berücksichtigt werden kann. Sie können sie über „Cookie-Einstellungen“ erneut aufrufen und eine erteilte Einwilligung für die Zukunft ändern oder widerrufen.
Soweit eine Einwilligung zum Betrieb nicht erforderlicher Cookies erteilt wird, beruhen diese Endgerätezugriffe auf § 25 Abs. 1 TDDDG und die damit verbundene personenbezogene Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Eine Ablehnung beeinträchtigt nicht die Möglichkeit, eine Coachinganfrage zu stellen.
Die Speicherdauer hängt von der jeweiligen Funktion ab. Sitzungscookies enden mit der Sitzung; dauerhafte Cookies bleiben bis zum Ablauf ihrer Laufzeit oder bis zu Ihrer Löschung gespeichert. Die nachfolgend beschriebenen Squarespace-Analysecookies können nach Anbieterangaben 30 Minuten oder bis zu zwei Jahre gespeichert werden. Angaben zu Cookies und Laufzeiten: https://support.squarespace.com/hc/en-us/articles/360001264507-The-cookies-Squarespace-uses
7 Squarespace Analytics
Squarespace stellt statistische Auswertungen über die Nutzung der Website bereit. Dazu gehören insbesondere Seitenaufrufe und Informationen zu aufgerufenen Inhalten, verweisenden Seiten und verwendeten Geräten. Der personenbezogene Aktivitätsverlauf ist in meinen Einstellungen deaktiviert. Ich nutze daher nicht die entsprechende Übersicht einzelner Besuche mit ihren IP-Adressen.
Cookiegestützte Analysen erfolgen nach Ihrer Einwilligung. Squarespace nennt hierfür insbesondere ss_cid, ss_cpvisit und ss_cvr mit bis zu zwei Jahren Laufzeit sowie ss_cvisit und ss_cvt mit 30 Minuten Laufzeit. Diese dienen der Wiedererkennung von Besuchen und der Zuordnung zusammengehöriger Seitenaufrufe. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Anbieter, internationale Verarbeitung und vertragliche Absicherung entsprechen Abschnitt 5. Ihre Auswahl können Sie über „Cookie-Einstellungen“ ändern.
Auch bei abgelehnten Analysecookies können aus den technisch anfallenden Zugriffen eingeschränkte, nicht über Analysecookies zu einer Besuchssitzung verknüpfte Aufrufstatistiken entstehen. Die Ablehnung ist daher nicht mit einem vollständigen Wegfall aller technischen Datenverarbeitungen gleichzusetzen. Soweit hierfür personenbezogene technische Zugriffsdaten für eine begrenzte Reichweitenübersicht verarbeitet werden, beruht dies auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; mein Interesse besteht an der Beurteilung des Betriebs und der Nutzung meiner Website ohne cookiegestützte Wiedererkennung. Sie können einer darauf gestützten Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Werden dafür nicht erforderliche Endgeräteinformationen ausgelesen, ist zusätzlich eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG erforderlich; eine bloße Abschaltung der Cookies genügt dafür nicht.
Bereits anonymisierte statistische Summen erlauben mir keine Zuordnung zu bestimmten Personen und können länger verfügbar bleiben. Browserkennungen und personenbezogene Ausgangsdaten sind davon zu unterscheiden. Erläuterungen zu eingeschränkten Statistiken ohne Analysecookies finden Sie in der in Abschnitt 6 verlinkten Squarespace-Dokumentation.
8 Schriftdateien und Kontaktaufnahme
Schriftdateien
Für die Darstellung werden Schriftdateien über die technische Infrastruktur beziehungsweise das Content Delivery Network von Squarespace geladen. Dabei werden insbesondere IP-Adresse und technische Verbindungsdaten verarbeitet, die zum Abruf erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in einer konsistenten und lesbaren Darstellung der Website. Die Verarbeitung und internationale Bereitstellung erfolgen im Rahmen der in Abschnitt 5 beschriebenen Squarespace-Dienste.
Kontaktformulare
Bei Anfragen über die Formulare auf der Start- oder Kontaktseite verarbeite ich Ihren Vornamen, Ihre E-Mail-Adresse und eine freiwillige Nachricht, beispielsweise mit Terminwünschen. Die Angaben dienen der Beantwortung, Terminvereinbarung und Vorbereitung eines möglichen Coachings. Die Eingaben werden über Squarespace verarbeitet und an mein E-Mail-Postfach übermittelt. Eine zusätzliche Formularanbindung an Google Drive, Zapier oder Mailchimp besteht nicht. Davon unabhängig kann Squarespace eingereichte Formulare innerhalb seiner Plattform speichern.
Bei Anfragen zu einer möglichen Zusammenarbeit ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO maßgeblich. Allgemeine andere Anfragen bearbeite ich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; mein Interesse besteht darin, an mich gerichtete Nachrichten beantworten zu können. Die Anfrage führt nicht zu einer Newsletteranmeldung.
Bitte senden Sie über das allgemeine Anfrageformular keine Diagnosen, Medikamentenlisten oder sonstigen ausführlichen Gesundheitsangaben. Für die erste Terminvereinbarung sind diese nicht erforderlich. Soweit ein Anliegen eine gesonderte Verarbeitung solcher Daten erfordert, werden Zweck und Einwilligung separat geklärt.
E-Mail und Telefon
Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon verarbeite ich die übermittelten Kontakt- und Inhaltsdaten, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Für die Rechtsgrundlagen gilt die Unterscheidung zwischen vorvertraglichen beziehungsweise vertraglichen Anliegen und allgemeinen Anfragen wie beim Kontaktformular.
Für die E-Mail-Kommunikation nutze ich Gmail mit der Adresse shine.light.am.rhein@gmail.com. Dabei handelt es sich um ein kostenloses Google-Konto, nicht um ein als Google Workspace bezeichnetes Geschäftskonto. Anbieter der betreffenden Google-Dienste im EWR ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google verarbeitet insbesondere Nachrichteninhalte, Absender- und Empfängeradressen, Anhänge und technische Kommunikationsdaten. Eine Übermittlung oder ein Zugriff außerhalb des EWR, insbesondere unter Einbeziehung von Google LLC in den USA, ist möglich. Google erläutert seine Verarbeitung, internationalen Transfermechanismen und Datenschutzoptionen unter https://policies.google.com/privacy?hl=de und https://policies.google.com/privacy/frameworks?hl=de.
Für dieses Konto gelten die Bedingungen der kostenlosen Google-Dienste; es wird nicht als Google-Workspace-Geschäftskonto eingesetzt. Übliche E-Mails sind nicht automatisch Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Für gesundheitliche Einzelheiten klären wir deshalb zunächst einen geeigneten Kommunikationsweg. Die Transportverschlüsselung der Website sagt nichts darüber aus, wer die anschließend gespeicherte E-Mail technisch verarbeiten kann.
Speicherdauer bei Anfragen
Anfragen und Formularübermittlungen werden gelöscht, sobald die Bearbeitung abgeschlossen ist und keine weitere Speicherung erforderlich ist. Für nicht zu einem Vertrag führende allgemeine Anfragen ist eine Löschung regelmäßig spätestens sechs Monate nach Abschluss der Bearbeitung vorgesehen. Erforderliche Geschäftsbriefe, Vertragsbestandteile oder Nachweise werden nach den in Abschnitt 12 beschriebenen Fristen getrennt aufbewahrt. Die Löschung betrifft auch noch vorhandene Formularkopien bei Squarespace und nicht nur das E-Mail-Postfach.
9 Kunden und Vertragsdaten sowie gesundheitliche Coachingangaben
Zur Anbahnung und Durchführung eines Coachings verarbeite ich insbesondere Namen, Kontaktdaten, Terminabsprachen, vereinbarte Leistungen, Vertrags- und Abrechnungsdaten sowie die für die Begleitung erforderlichen Angaben zu Anliegen, Zielen und Erfahrungen. Rechtsgrundlage für die notwendige Vertragsverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Für vorgeschriebene Rechnungs- und Nachweisdaten gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.
Im Gespräch können auch Informationen über die körperliche oder psychische Gesundheit vorkommen, beispielsweise Erkrankungen oder Medikamente. Ich behandle solche Angaben als besonders schutzbedürftig. Für das Anfertigen und Aufbewahren handschriftlicher Notizen mit Gesundheitsangaben hole ich vorab Ihre ausdrückliche Einwilligung ein. Dafür gibt es im Coachingvertrag ein eigenes, nicht vorausgewähltes Ankreuzfeld. Die Unterschrift unter dem Vertrag allein gilt nicht als Einwilligung. Ohne Ihre Zustimmung halte ich keine Gesundheitsangaben in meinen Notizen fest. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. a und Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO. Ohne entsprechende Rechtsgrundlage werden solche Angaben nicht gezielt erhoben oder als gesundheitliche Coachingnotiz weiterverarbeitet.
Ich fertige für die Begleitung erforderliche handschriftliche Notizen an und bewahre die Papierunterlagen in einem Ordner in meinem Coachingraum auf. Sie dienen der Vorbereitung und Fortführung unserer Gespräche. Eine Veröffentlichung ist damit nicht verbunden. Eine Aufzeichnung der Gespräche findet nicht statt. Bei einem Onlinegespräch können die besprochenen Inhalte trotz der handschriftlichen Notizführung auch durch den eingesetzten Kommunikationsdienst übertragen werden; hierfür gelten zusätzlich Abschnitt 11 und die gesonderten Hinweise zur Einwilligung.
Gesundheitliche Angaben müssen Sie nicht über das Kontaktformular oder über gewöhnliche Messenger übermitteln. Eine Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Dann wird die darauf beruhende Verarbeitung beendet. Soweit eine Begleitung ohne bestimmte Angaben nicht sinnvoll möglich ist, wird dies individuell erläutert. Bereits vorhandene gesundheitliche Unterlagen dürfen nicht ohne tragfähige Grundlage unbegrenzt archiviert werden. Eine weitere notwendige Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung konkreter Rechtsansprüche kann auf Art. 9 Abs. 2 Buchst. f DSGVO in Verbindung mit der einschlägigen Grundlage nach Art. 6 DSGVO beruhen; dies ist kein allgemeiner Vorratsgrund für sämtliche Coachingnotizen.
Für die Löschung und Aufbewahrung gelten Abschnitt 12 sowie die bei der gesonderten Einwilligung erläuterten Zwecke und Fristen. Die Einwilligung in eine Veröffentlichung von Klientinnenstimmen ist davon vollständig getrennt.
10 Kommunikation über WhatsApp
Gemeinsame Hinweise
Für Absprachen und die Kommunikation während einer Begleitung kann nach Vereinbarung WhatsApp genutzt werden. Verarbeitet werden insbesondere Telefonnummer beziehungsweise Nutzerkennung, Profilinformationen, Nachrichten, gegebenenfalls Sprachnachrichten oder geteilte Dateien sowie Kommunikationszeitpunkte und technische Metadaten.
Soweit die Kommunikation zur vereinbarten Begleitung oder ihrer Anbahnung erforderlich ist, gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Für allgemeine Nachrichten gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; mein Interesse besteht an der Bearbeitung Ihrer Anfrage. Soweit Sie freiwillig in eine bestimmte zusätzliche Verarbeitung einwilligen, gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Die eigenständigen Verarbeitungen des Messengeranbieters richten sich nach dessen Informationen. Kontakt- und Kommunikationsdaten stammen aus Ihren Angaben beziehungsweise aus dem von Ihnen gewählten Dienst.
Sie können eine andere Kontaktmöglichkeit nutzen und eine Messengerkommunikation für die Zukunft beenden. Für sensible gesundheitliche Inhalte wird vorab ein geeigneter Weg vereinbart. Nachrichten werden nicht allein wegen der Wahl eines Messengers für Werbung oder eine Newsletteranmeldung verwendet. Für meine Nachrichtenkopien gelten die zweckbezogenen Löschfristen in Abschnitt 12. Auf Kopien auf Ihrem Endgerät und eigenständige Aufbewahrungen durch den Anbieter habe ich nur begrenzten Einfluss.
Ich nutze derzeit die gewöhnliche WhatsApp-App, nicht WhatsApp Business. Anbieter im EWR ist WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Persönliche Nachrichten und Anrufe sind nach Anbieterangaben Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Das betrifft nicht automatisch Metadaten, die Absicherung der Endgeräte oder alle Sicherungskopien. WhatsApp kann insbesondere Nutzungs-, Geräte-, Verbindungs- und Kontaktdaten verarbeiten. An der technischen Bereitstellung können verbundene Unternehmen und Dienstleister außerhalb des EWR beteiligt sein, insbesondere in den USA. WhatsApp beschreibt je nach Empfänger und Übermittlung Angemessenheitsbeschlüsse einschließlich des EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln.
Auf meinem Android-Smartphone habe ich WhatsApp den Zugriff auf das Telefonadressbuch entzogen. WhatsApp kann daher nicht mehr auf dieses Adressbuch zugreifen. Vor der Änderung konnten Telefonnummern aus dem Adressbuch zum Kontaktabgleich an WhatsApp übermittelt werden. Ob der Anbieter zuvor übermittelte Kontakte noch speichert, ist nicht geklärt.
Datenschutzhinweise: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea
11 Onlinegespräche über Microsoft Teams
Für Videoanrufe und die dazugehörigen Termineinladungen nutze ich Microsoft Teams im Rahmen meines Microsoft 365 Business Standard-Abonnements. Anbieter ist Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland. Die für den Geschäftstarif geltenden Datenschutz- und Auftragsverarbeitungsbedingungen sind im Microsoft Products and Services Data Protection Addendum beschrieben.
Bei der Organisation und Teilnahme können insbesondere Name beziehungsweise Anzeigename, E-Mail-Adresse, Einladungs- und Termindaten, IP-Adresse, Geräte- und Verbindungsdaten, Beginn und Ende der Verbindung sowie Audio- und Videoinhalte verarbeitet werden. Wenn im Besprechungschat Nachrichten geschrieben werden, werden deren Inhalte über Microsoft Teams verarbeitet. Ich versende über Teams keine Dateien an Klientinnen.
Die Verarbeitung zur Durchführung vereinbarter Onlinegespräche beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Soweit gesundheitliche Inhalte besprochen werden, ist zusätzlich eine geeignete Grundlage nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO erforderlich. Eine gesonderte Einwilligung hierzu muss den Onlineübertragungsweg einschließen. Sie entscheiden über das Einschalten Ihrer Kamera und welche Inhalte Sie freigeben; für ein geeignetes Gesprächsformat sind gegebenenfalls individuelle Absprachen nötig.
Ich veranlasse keine Gesprächsaufzeichnungen, Transkriptionen oder KI-Zusammenfassungen. Daraus folgt nicht, dass Microsoft keinerlei technische Betriebs- oder Nutzungsdaten verarbeitet. Bei einem eigenen Microsoft-Konto können zusätzliche Verarbeitungen nach Ihren Kontoeinstellungen stattfinden.
Microsoft beschreibt für europäische Geschäftskunden die EU Data Boundary, weist aber auf begrenzte Verarbeitungen beziehungsweise Übermittlungen außerhalb dieser Grenze hin. Maßgeblich sind der konkrete Tarif, der Mandantenstandort und die Vertragsbedingungen. Für internationale Übermittlungen enthalten die Microsoft-Vertragsunterlagen entsprechende Transferregelungen, insbesondere Standardvertragsklauseln und, soweit anwendbar, das EU-US Data Privacy Framework. Eine ausschließlich europäische Verarbeitung wird hier nicht zugesichert.
Einladungen, organisatorische Chatdaten und von mir gespeicherte Unterlagen werden gelöscht, sobald sie für das Gespräch und die weitere Zusammenarbeit nicht mehr benötigt werden, vorbehaltlich Abschnitt 12. Dienstseitige technische Daten richten sich zusätzlich nach den Vertrags- und Aufbewahrungsregeln des Anbieters.
Datenschutz: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
Auftragsverarbeitungsbedingungen: https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-Addendum-DPA
Informationen zur EU Data Boundary: https://learn.microsoft.com/en-us/privacy/eudb/eu-data-boundary-learn
12 Löschung und gesetzliche Aufbewahrung
Ich bewahre personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder eine gesetzliche Pflicht besteht. Danach werden sie gelöscht beziehungsweise Papierunterlagen datenschutzgerecht vernichtet. Zugriffe werden auf den jeweils erforderlichen Umfang begrenzt. Ein Widerruf führt zur Beendigung der darauf gestützten Verarbeitung, soweit keine andere selbständige Rechtsgrundlage eine begrenzte weitere Aufbewahrung erlaubt.
Anfragen ohne anschließenden Vertrag werden nach Abschluss der Bearbeitung gelöscht; als regelmäßige Höchstfrist sind sechs Monate vorgesehen, soweit keine konkrete weitere Erforderlichkeit besteht. Für notwendige Vertrags- und Nachweisdaten können Verjährungsfristen maßgeblich sein. Die regelmäßige zivilrechtliche Verjährung beträgt grundsätzlich drei Jahre und beginnt unter den gesetzlichen Voraussetzungen mit dem Schluss des maßgeblichen Kalenderjahres. Das rechtfertigt nicht die pauschale Aufbewahrung aller Gesprächsinhalte.
Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, gelten insbesondere acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für einschlägige Geschäftsbriefe und zehn Jahre für bestimmte Bücher und Aufzeichnungen. Der Fristbeginn richtet sich nach dem jeweiligen Gesetz, regelmäßig nach dem Schluss des maßgeblichen Kalenderjahres; eine Fristverlängerung durch steuerrechtliche Besonderheiten bleibt möglich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO in Verbindung mit den anwendbaren Vorschriften, insbesondere § 147 AO und gegebenenfalls § 257 HGB oder § 14b UStG.
Gesundheitsbezogene Coachingnotizen sind keine Buchungsbelege. Sie werden nach Wegfall ihres Coachingzwecks gelöscht beziehungsweise vernichtet; als regelmäßige Höchstfrist sind sechs Monate nach Ende der Begleitung vorgesehen, sofern nicht früher zu löschen ist. Eine längere Aufbewahrung erfolgt nur bei einem konkret begründeten rechtlichen Bedarf und mit der dafür erforderlichen zusätzlichen Grundlage. Einwilligungsnachweise können zur Erfüllung der Nachweispflicht beziehungsweise Rechtsverteidigung getrennt aufbewahrt werden, ohne deshalb alle gesundheitsbezogenen Inhalte weiter zu speichern.
Bei externen Diensten können Löschvorgänge und technische Sicherungskopien zeitversetzt umgesetzt werden. Daten dürfen während einer technisch notwendigen Auslaufzeit nicht für neue eigene Zwecke weiterverwendet werden. Einzelheiten ergeben sich aus den jeweiligen Vertrags- und Anbieterinformationen.
13 Newsletter und Veröffentlichungen
Eine Kontaktanfrage oder ein Coachingvertrag führt nicht automatisch zu einem Newsletterabonnement. Für den Newsletter wird eine gesonderte Anmeldung eingerichtet. Über den Versand mit Brevo und das konkrete Anmeldeverfahren wird vor dessen Aktivierung gesondert informiert. Solange noch keine Newsletteranmeldung angeboten wird, findet über diese Website keine entsprechende Anmeldung statt.
Werden Klientinnenstimmen mit personenbezogenen oder wiedererkennbaren Angaben veröffentlicht, ist dafür eine gesonderte freiwillige Einwilligung erforderlich. Sie umfasst den abgestimmten Wortlaut, die Zuordnung und den Veröffentlichungsort und ist nicht Bestandteil der Einwilligung in das Coaching. Soweit eine Stimme trotz gekürzten Namens oder Altersangabe wiedererkennbar ist, handelt es sich nicht automatisch um eine anonyme Veröffentlichung. Ein Widerruf kann über die oben genannten Kontaktdaten erklärt werden. Vollständig und dauerhaft anonymisierte Aussagen sind hiervon zu unterscheiden.
14 Änderungen dieser Hinweise
Diese Hinweise werden angepasst, wenn sich meine Verarbeitungen, eingesetzte Dienste oder rechtliche Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die auf der Website veröffentlichte Fassung. Geplante Funktionen werden erst mit ihrer tatsächlichen Einführung und der dazu passenden Information verwendet.